Onboarding & Offboarding
Onboarding und Offboarding strukturiert und sicher steuern
Vom ersten Arbeitstag bis zum sauberen Austritt: Checklisten, Verantwortliche, Fristen und der sichere Entzug von Zugängen und Assets.
Unverbindlich testen – keine Verpflichtung, keine automatische Vertragsbindung.
Worum es geht
Was OnOff – Onboarding/Offboarding löst
Eintritte und Austritte laufen in vielen Unternehmen über verstreute E-Mails und Excel-Listen. Beim Onboarding fehlen neuen Beschäftigten Zugänge und Geräte, beim Offboarding bleiben Berechtigungen, Konten und Assets gefährlich lange aktiv. Das kostet Produktivität – und beim Austritt entsteht ein echtes Sicherheits- und Datenschutzrisiko.
OnOff von MGMSYS macht Ein- und Austritte zu einem nachvollziehbaren Prozess: Checklisten mit klaren Aufgaben, Verantwortlichen und Fristen steuern jeden Schritt. Beim Offboarding sorgt das Modul für den vollständigen, DSGVO-konformen Entzug von Berechtigungen und Zugängen sowie die geregelte Rückgabe von Assets – inklusive Geheimhaltung und NDA.
Funktionen
Zentrale Funktionen
Strukturierte Checklisten
Standardisierte Onboarding- und Offboarding-Checklisten stellen sicher, dass kein Schritt vergessen wird – wiederholbar für jede Rolle und Abteilung.
Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen
Jede Aufgabe ist einer Person und einem Termin zugeordnet. So sehen IT, HR und Führungskräfte jederzeit, was noch offen ist.
Sicherer Berechtigungsentzug
Beim Austritt werden Zugänge, Konten und Berechtigungen geregelt und nachweisbar entzogen – kein verwaistes Konto bleibt offen.
Asset- und Rechte-Übergabe
Laptops, Schlüssel und Lizenzen werden bei Eintritt ausgegeben und beim Austritt zurückgefordert – samt Geheimhaltung und NDA.
In der Praxis
Typischer Ablauf
- 1Onboarding- oder Offboarding-Vorgang anlegen und passende Checkliste auswählen
- 2Aufgaben Verantwortlichen zuweisen und Fristen setzen
- 3Zugänge, Geräte und Lizenzen ausgeben beziehungsweise zurückfordern
- 4Berechtigungen beim Austritt geregelt entziehen und Geheimhaltung/NDA bestätigen
- 5Vorgang abschließen und vollständige Übergabe nachweisbar dokumentieren
Für wen
Rechtlicher Bezug
Häufige Fragen
- Wie stellt OnOff sicher, dass beim Austritt keine Zugänge offen bleiben?
- Das Offboarding folgt einer Checkliste, die jeden Zugang, jedes Konto und jede Berechtigung als Aufgabe mit Verantwortlichem und Frist führt. Erst wenn alles entzogen und bestätigt ist, gilt der Vorgang als abgeschlossen.
- Lassen sich die Checklisten an unsere Abläufe anpassen?
- Ja. Sie hinterlegen Checklisten je Rolle oder Abteilung, sodass jeder Eintritt und Austritt genau die für ihn relevanten Schritte enthält.
- Werden auch Assets und Geheimhaltungspflichten erfasst?
- Ja. Geräte, Schlüssel und Lizenzen werden zur Übergabe und Rückgabe geführt, und Geheimhaltung beziehungsweise NDA wird im Prozess dokumentiert.
Saubere Eintritte, sichere Austritte
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