Digitale Personalakte / DSGVO
Die digitale Personalakte – strukturiert, geschützt, vollständig
Alle Personaldokumente je Beschäftigtem an einem Ort – mit Schutzlevel, Zugriffsrechten, Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Unverbindlich testen – keine Verpflichtung, keine automatische Vertragsbindung.
Worum es geht
Was PerAk – Personalakte digital löst
Personalunterlagen liegen oft verteilt in Aktenordnern, Netzlaufwerken und Postfächern. Wer worauf zugreifen darf, ist selten klar geregelt, Aufbewahrungs- und Löschfristen werden manuell überwacht, und beim Nachweisgesetz fehlen schnell die vollständigen Unterlagen. Das erschwert Datenschutz, Datenminimierung und die rechtssichere Aufbewahrung.
PerAk von MGMSYS führt alle Dokumente je Beschäftigtem in einer strukturierten digitalen Personalakte zusammen. Granulare Zugriffsrechte und Schutzlevel stellen sicher, dass jeder nur sieht, was er sehen darf. Aufbewahrungs- und Löschfristen werden überwacht, und Vollständigkeitsprüfungen helfen Ihnen, die Anforderungen aus DSGVO und Nachweisgesetz zu erfüllen.
Funktionen
Zentrale Funktionen
Strukturierte Akte je Beschäftigtem
Verträge, Bescheinigungen und Korrespondenz werden je Person in klaren Kategorien abgelegt – schnell auffindbar statt verstreut.
Granulare Zugriffsrechte
Über Schutzlevel und Rollen legen Sie fest, wer welche Dokumente sehen darf – von der allgemeinen HR-Sicht bis zu besonders geschützten Unterlagen.
Fristen und Löschkonzept
Aufbewahrungs- und Löschfristen werden hinterlegt und überwacht – für Datenminimierung und rechtssichere Aufbewahrung.
Vollständigkeit im Blick
Vollständigkeitsprüfungen zeigen fehlende Dokumente an – wichtig auch für die Nachweise nach dem Nachweisgesetz.
In der Praxis
Typischer Ablauf
- 1Digitale Akte je Beschäftigtem anlegen und Dokumentkategorien festlegen
- 2Dokumente strukturiert hochladen und mit Schutzlevel versehen
- 3Zugriffsrechte je Rolle und Schutzlevel zuweisen
- 4Aufbewahrungs- und Löschfristen hinterlegen und überwachen
- 5Vollständigkeit prüfen und Nachweise bei Bedarf bereitstellen
Für wen
Rechtlicher Bezug
Häufige Fragen
- Wie wird sichergestellt, dass nur Berechtigte sensible Unterlagen sehen?
- Jedes Dokument erhält ein Schutzlevel, und Zugriffsrechte werden je Rolle vergeben. So sieht jeder Anwender ausschließlich die Unterlagen, für die er berechtigt ist.
- Unterstützt PerAk Löschfristen und Datenminimierung?
- Ja. Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich hinterlegen und werden überwacht, sodass Daten nicht länger als nötig gespeichert bleiben.
- Hilft das Modul beim Nachweisgesetz?
- Ja. Durch die strukturierte Ablage und Vollständigkeitsprüfungen behalten Sie den Überblick über die je Beschäftigtem erforderlichen Unterlagen und Nachweise.
Weiterführend
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