Führerscheinkontrolle im Unternehmen: Rechtsgrundlagen und datenschutzkonforme Umsetzung

Viele Unternehmen setzen ihre Beschäftigten regelmäßig im Außendienst ein oder stellen diese für Dienstfahrten, Poolfahrzeuge oder fest zugewiesene Firmenfahrzeuge frei. Dennoch wird die Pflicht, regelmäßig zu überprüfen, ob die Mitarbeitenden über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen, häufig unterschätzt. Spätestens nach einem Verkehrsunfall zeigt sich, wie hoch das zivilrechtliche, strafrechtliche und versicherungsrechtliche Risiko für Arbeitgeber ist.

Gleichzeitig stellt sich die Frage:

• Wie kann diese Pflicht erfüllt werden, ohne gegen die strengen Vorgaben der DSGVO zu verstoßen?
• Dürfen Führerscheine kopiert werden?
• Welche Daten sind wirklich notwendig?
• Wie müssen Nachweise gespeichert werden?
• Und was sagen die Datenschutzaufsichtsbehörden?

Dieser Leitfaden bietet eine praxistaugliche und datenschutzkonforme Orientierung.

Rechtliche Ausgangslage und Pflicht zur Führerscheinkontrolle

Arbeitgeber tragen eine rechtliche Verantwortung sicherzustellen, dass Personen, die betriebliche Fahrzeuge führen, über eine gültige Fahrerlaubnis verfügen. Ein Gesetz, das ausdrücklich eine Führerscheinkontrolle vorschreibt, gibt es nicht; die Pflicht folgt aus der Halterverantwortung und der Organisationspflicht des Arbeitgebers.

Rechtsgrundlagen:

§ 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG

Strafbar macht sich, wer als Halter eines Kraftfahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug ohne die erforderliche Fahrerlaubnis führt. Ist das Unternehmen Halter, muss es organisatorisch sicherstellen, dass dies nicht geschieht.

Verkehrssicherungs- und Organisationspflicht des Arbeitgebers

Unternehmen müssen Risiken minimieren, insbesondere, wenn Mitarbeitende Fahrzeuge des Unternehmens führen.

DGUV Vorschrift 70 „Fahrzeuge“

Nach § 35 darf der Unternehmer mit dem selbstständigen Führen von maschinell angetriebenen Fahrzeugen nur Versicherte beschäftigen, die geeignet und befähigt sind und von ihm dazu bestimmt wurden. Die regelmäßige Führerscheinkontrolle ist ein gängiger Weg, dies nachzuweisen.

Folge: Die Führerscheinkontrolle ist keine freiwillige Maßnahme, sondern eine rechtlich und organisatorisch gebotene Pflicht.

Datenschutzrechtliche Grundlage der Führerscheinkontrolle

Die Prüfung der Fahrerlaubnis ist datenschutzrechtlich zulässig und erforderlich. Die maßgeblichen Normen sind:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Zulässigkeit, wenn das Führen eines Fahrzeugs zur arbeitsvertraglich geschuldeten Tätigkeit oder zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gehört.

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Zulässigkeit, wenn eine rechtliche Verpflichtung besteht. Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit stützt die Führerscheinkontrolle ausdrücklich hierauf, und zwar mit Blick auf die Halterstrafbarkeit nach § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG. Genau genommen ist § 21 StVG allerdings eine Strafnorm und keine ausdrückliche Verarbeitungspflicht; zudem trägt sie nur, wenn das Unternehmen Halter ist oder die Überlassung anordnet. Deshalb sollte lit. b als tragende Grundlage mitgenannt werden.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Berechtigtes Interesse des Unternehmens, Haftungsrisiken und Schadensersatz zu vermeiden.

Und § 26 BDSG?

§ 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG wird hier bewusst nicht als Rechtsgrundlage genannt. Der EuGH hat mit Urteil vom 30. März 2023 (C-34/21) entschieden, dass eine nationale Regelung zum Beschäftigtendatenschutz nur dann als „spezifischere Vorschrift“ nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO Vorrang hat, wenn sie die Anforderungen des Art. 88 Abs. 2 DSGVO erfüllt, also geeignete und besondere Maßnahmen zur Wahrung der Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der Beschäftigten enthält. Eine Norm, die lediglich wiederholt, dass die Verarbeitung für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sein muss, erfüllt das nicht; dann ist unmittelbar Art. 6 DSGVO anzuwenden. Die vom EuGH geprüfte hessische Regelung ist mit § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG im Wesentlichen wortgleich. Ob § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG anwendbar bleibt, hängt danach davon ab, ob er die Anforderungen des Art. 88 Abs. 2 DSGVO erfüllt; da er ebenfalls nur eine Erforderlichkeitsprüfung formuliert, wird das überwiegend verneint. Wer sich auf Art. 6 Abs. 1 DSGVO stützt, ist auf der sicheren Seite.

Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO – Datenminimierung

Verarbeitung nur im erforderlichen Umfang.

Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO – Zweckbindung

Daten dürfen nur für die Führerscheinkontrolle genutzt werden.

Art. 32 DSGVO – Technische und organisatorische Maßnahmen

Zugriffsbeschränkung und Schutz der Kontrollunterlagen sind Pflicht.

Welche Daten dürfen verarbeitet werden?

Der Arbeitgeber darf ausschließlich die Daten prüfen, die zur Feststellung einer gültigen Fahrerlaubnis notwendig sind:

• Name
• Führerscheinklasse
• Gültigkeit bzw. Ausstellungsdatum
• Einschränkungen, soweit sie für den Einsatz relevant sind (z. B. Beschränkung auf Automatikfahrzeuge)

Vorsicht bei gesundheitsbezogenen Auflagen: Schlüsselzahlen wie 01 (Sehhilfe) sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Ihre Verarbeitung ist nur unter den engen Voraussetzungen des Art. 9 Abs. 2 DSGVO zulässig. In der Regel genügt der Vermerk „Auflagen geprüft“, ohne die Auflage selbst zu dokumentieren.

Nicht erforderlich und daher unzulässig sind:

• Führerscheinkopien oder Scans (grundsätzlich)
• Speicherung der Ausweisnummer
• Speicherung des Fotos
• Speicherung weiterer personenbezogener Daten

Die Anfertigung einer Kopie ist nach Auffassung der Aufsicht regelmäßig nicht erforderlich und damit unzulässig.

Was sagen die Datenschutzaufsichtsbehörden?

Eine bundesweit abgestimmte Veröffentlichung der Aufsichtsbehörden speziell zur Führerscheinkontrolle gibt es nicht. Am deutlichsten hat sich der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit geäußert.

HBDI Hessen

Quelle:
53. Tätigkeitsbericht zum Datenschutz (Berichtsjahr 2024), Kapitel 7.5 „Personalausweis und Führerscheinkontrollen durch Arbeitgeber“
https://datenschutzarchiv.org/fileadmin/Dokumente/2024/TB_Hessen_LfD_53_2024_de.pdf

Kernaussagen des HBDI:
Die Kontrolle der Fahrerlaubnis ist zulässig und im Einzelfall sogar verpflichtend, etwa wenn Beschäftigte Dienst- oder Firmenfahrzeuge nutzen. Eine halbjährliche Kontrolle hat sich nach Einschätzung der Behörde als praktikabel erwiesen. Führerscheinkopien sind wegen der Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung nicht zulässig. Protokolliert werden sollten nur der vollständige Name, die Führerscheinklasse, das Ausstellungsdatum und eine Bestätigung der Kontrolle. Eine Kopie auf Basis einer Einwilligung hält der HBDI wegen der hohen Anforderungen an Einwilligungen im Beschäftigungsverhältnis für nicht empfehlenswert.

LfDI Baden-Württemberg

Quelle:
„Ratgeber Beschäftigtendatenschutz“ (PDF)
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2020/04/Ratgeber-Besch%C3%A4ftigtendatenschutz.pdf

Aussage:
Das Vorhandensein einer Fahrerlaubnis ist nur relevant, wenn sie zur Erledigung der geschuldeten Arbeit benötigt wird. Zur Kopie von Führerscheinen äußert sich der Ratgeber nicht ausdrücklich; der allgemeine Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) gilt aber auch hier.

Weitere Quellen, die die Grundsätze bestätigen (ergänzend):
https://www.datenschutz-praxis.de/beschaeftigtendatenschutz/fuehrerscheinkontrollen-durch-arbeitgeber/
https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschaeftigtendatenschutz/

Praktischer Leitfaden für Unternehmen: So setzen Sie die Führerscheinkontrolle DSGVO-konform um

Die folgende Vorgehensweise orientiert sich an den Grundsätzen der DSGVO und an den veröffentlichten Hinweisen der Aufsicht.

Phase 1: Vorbereitung

• Verantwortlichkeiten definieren: Welcher Personenkreis ist für die Kontrolle befugt? HR? Teamleiter?
• Informationspflicht erfüllen: Mitarbeitende müssen nach Art. 13 DSGVO informiert werden über Zweck, Rechtsgrundlage, Datenumfang, Zugriff, Löschfristen und Rechte.
• Onboarding-Prozess ergänzen: Neue Mitarbeitende müssen bereits beim Eintritt über die Pflicht zur Vorlage der Fahrerlaubnis informiert werden.

Phase 2: Durchführung der Kontrolle

• Sichtkontrolle des Originalführerscheins: keine Kopie, keine Fotoaufnahme, keine Speicherung des Fotos.
• Dokumentation: Es genügt ein einfacher Prüfvermerk mit Name, Datum, prüfender Person, Ergebnis und nächstem Prüftermin, ergänzt um Führerscheinklasse und Ausstellungsdatum.
• Turnus: Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Die hessische Aufsicht hält eine halbjährliche Kontrolle für praktikabel, und diese Frequenz hat sich auch in der Praxis durchgesetzt. Bei Poolfahrzeugen und bei Anhaltspunkten für einen Entzug der Fahrerlaubnis oder ein Fahrverbot sollte zusätzlich anlassbezogen geprüft werden.

Phase 3: Speicherung und Löschung

• Speicherort: zugriffsbeschränkt und geschützt nach Art. 32 DSGVO. Nur autorisierte Personen dürfen die Liste einsehen.
• Löschfrist: Der Prüfvermerk wird gelöscht, sobald eine neue Kontrolle stattfindet bzw. der Zweck entfällt.

Phase 4: Überwachung und Compliance

• Internes Audit (jährlich)
• Aktualisierung im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
• Schulung der kontrollierenden Personen
• Bei elektronischem Fuhrparkmanagement oder App-basierter Kontrolle: Art. 25, 28 und 32 DSGVO beachten; besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.

Typische Fehler und Risiken

Unternehmen verstoßen häufig gegen Datenschutzvorgaben durch:

• Speichern vollständiger Führerscheinkopien
• E-Mail-Versand von Führerscheinen
• Aufbewahrung auf ungeschützten Fileservern
• Keine Löschkonzepte
• Keine Mitarbeitendeninformationen
• Kontrollen durch unbefugte Personen

Diese Fehler können führen zu:

• Verstößen gegen Art. 5, Art. 6 und Art. 32 DSGVO
• Behördlichen Beanstandungen
• Bußgeldern
• Haftungsrisiken bei Unfällen

Fazit: Sichtkontrolle genügt – und ist datenschutzrechtlich der sicherste Weg

• Die Führerscheinkontrolle ist Pflicht.
• Das Datenschutzrecht steht ihr nicht entgegen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 DSGVO.
• Die Aufsicht hält eine dokumentierte Sichtkontrolle für ausreichend und Kopien für unzulässig.
• Die Dokumentation muss minimal, sicher und zweckgebunden sein.

Mit dem hier dargestellten Vorgehen erfüllen Unternehmen gleichzeitig die Anforderungen des Straßenverkehrsrechts, der Unfallverhütungsvorschriften und der DSGVO.

Wenn Sie Fragen haben oder folgende Dokumente – angepasst an Ihr Unternehmen – wünschen, erstellen wir Ihnen zusätzlich:

• eine Muster-Verfahrensanweisung
• eine Mitarbeiterinformation nach Art. 13 DSGVO
• eine Musterbetriebsvereinbarung (Art. 88 DSGVO; bei elektronischen Prüfsystemen mitbestimmungspflichtig nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG)
• ein VVT-Muster „Führerscheinkontrolle“
• eine interne Prüf-Checkliste für die Compliance-Dokumentation

Dr. Spörrer und sein Team