Was ist ein Löschkonzept?

Ein Löschkonzept legt strukturiert fest, wann welche personenbezogenen Daten gelöscht werden – über Löschklassen mit definiertem Fristbeginn, Frist, Rechtsgrundlage und Löschverfahren. Es setzt den Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 DSGVO) nachweisbar um.

Wie gehen Löschpflicht und Aufbewahrungspflicht zusammen?

Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (z. B. aus HGB oder Abgabenordnung) besteht, dürfen die Daten nicht gelöscht werden; ihre Verarbeitung ist aber auf den Aufbewahrungszweck zu beschränken. Nach Ablauf der Frist greift die Löschpflicht der DSGVO.

Gibt es eine Norm für Löschkonzepte?

Ja, DIN 66398 ist die Leitlinie zur Entwicklung eines Löschkonzepts mit dem Modell der Löschklassen. Sie ist nicht verpflichtend, hat sich in der Praxis aber als Methodik etabliert.

Wie werden Löschungen nachgewiesen?

Durch dokumentierte Löschregeln je Löschklasse und protokollierte Löschläufe. Das ist Teil der Rechenschaftspflicht und sollte an das Verarbeitungsverzeichnis anknüpfen.

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Löschkonzept nach DSGVO: Aufbewahrungsfristen richtig umsetzen

Ein Löschkonzept legt fest, wann welche personenbezogenen Daten gelöscht werden. Grundlage ist der Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO): Daten dürfen nur so lange in personenbeziehbarer Form gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist. Gleichzeitig bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten – etwa aus HGB und Abgabenordnung –, die einer sofortigen Löschung entgegenstehen können. Das Löschkonzept löst dieses Spannungsfeld strukturiert auf.

Grundsatz: Speicherbegrenzung (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO)
Löschpflicht: Art. 17 DSGVO (Recht auf Löschung)
Aufbewahrung: u. a. HGB, Abgabenordnung
Methodik: Löschklassen, DIN 66398
Grundlage: Verarbeitungsverzeichnis

Löschpflicht vs. Aufbewahrungspflicht

Die DSGVO verlangt Löschung, sobald der Zweck entfällt (Art. 17). Zugleich verlangen andere Gesetze Aufbewahrung: Handelsbücher, Buchungsbelege und bestimmte Geschäftsunterlagen sind nach HGB und Abgabenordnung mehrere Jahre aufzubewahren. In dieser Zeit dürfen die Daten nicht gelöscht, aber ihre Verarbeitung muss auf den Aufbewahrungszweck beschränkt werden. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist greift die Löschpflicht.

Aufbau eines Löschkonzepts

Ein praktikables Löschkonzept bündelt Daten zu Löschklassen: gleichartige Datenarten mit gleicher Startbedingung und Frist. Je Löschklasse werden festgelegt: die betroffenen Datenarten und Systeme, der Fristbeginn (Löschauslöser, z. B. Vertragsende), die Aufbewahrungs- bzw. Löschfrist samt Rechtsgrundlage und das Löschverfahren. Ein anerkanntes Vorgehen orientiert sich an DIN 66398 (Leitlinie zur Entwicklung eines Löschkonzepts).

Umsetzung in der Praxis

1. Datenarten und Systeme erfassen (Anknüpfung an das Verarbeitungsverzeichnis). 2. Löschklassen bilden und Fristen mit Rechtsgrundlage zuordnen. 3. Löschauslöser und -verfahren je Klasse definieren. 4. Verantwortlichkeiten festlegen und den Löschlauf regelmäßig durchführen und protokollieren. 5. Aufbewahrungs-/Löschkollisionen dokumentieren.

Das DSMS-Modul in MGMSYS führt das Löschkonzept mit Fristen und Kategorien, verknüpft es mit dem Verarbeitungsverzeichnis und erzeugt Nachweise – so bleibt die Speicherbegrenzung nachweisbar erfüllt.

Häufige Fragen

Was ist ein Löschkonzept?: Ein Löschkonzept legt strukturiert fest, wann welche personenbezogenen Daten gelöscht werden – über Löschklassen mit definiertem Fristbeginn, Frist, Rechtsgrundlage und Löschverfahren. Es setzt den Grundsatz der Speicherbegrenzung (Art. 5 DSGVO) nachweisbar um.
Wie gehen Löschpflicht und Aufbewahrungspflicht zusammen?: Solange eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (z. B. aus HGB oder Abgabenordnung) besteht, dürfen die Daten nicht gelöscht werden; ihre Verarbeitung ist aber auf den Aufbewahrungszweck zu beschränken. Nach Ablauf der Frist greift die Löschpflicht der DSGVO.
Gibt es eine Norm für Löschkonzepte?: Ja, DIN 66398 ist die Leitlinie zur Entwicklung eines Löschkonzepts mit dem Modell der Löschklassen. Sie ist nicht verpflichtend, hat sich in der Praxis aber als Methodik etabliert.
Wie werden Löschungen nachgewiesen?: Durch dokumentierte Löschregeln je Löschklasse und protokollierte Löschläufe. Das ist Teil der Rechenschaftspflicht und sollte an das Verarbeitungsverzeichnis anknüpfen.