Reisekosten & Auslagen · § 9 Abs. 4a EStG
Reisekosten abrechnen, ohne die Sätze selbst zu pflegen
Dienstreisen kosten doppelt: einmal die Reise, einmal die Abrechnung. Belege verschwinden, Pauschalen werden von Hand gerechnet, und die Auslandssätze stehen in einer Excel, die jedes Jahr jemand nachziehen müsste. ReisAus rechnet die Pauschalen selbst, prüft jede Abrechnung gegen Ihre Reiserichtlinie und übergibt der Buchhaltung einen fertigen DATEV-Stapel.
Unverbindlich testen – keine Verpflichtung, keine automatische Vertragsbindung.
Das Problem
Die Abrechnung dauert länger als die Reise
Zwischen Rückkehr und Auszahlung liegen in vielen Häusern Wochen. Nicht weil jemand trödelt, sondern weil an jeder Station nachgerechnet und nachgefragt wird.
- Belege liegen im Portemonnaie, im Postfach oder gar nicht mehr vor
- Verpflegungspauschalen und Mahlzeitenkürzungen werden von Hand ermittelt
- Die Auslandssätze des BMF ändern sich jährlich — die Tabelle aber nicht
- Die Reiserichtlinie steht im Intranet und wird bei der Prüfung nicht herangezogen
- Für die Betriebsprüfung fehlt ein durchgängiger Nachweis
Rechnen statt nachschlagen
Pauschalen nach dem Gesetz, Sätze nach dem BMF-Schreiben
ReisAus ermittelt die Verpflegungspauschale je Reisetag nach § 9 Abs. 4a EStG: Teilsatz an An- und Abreisetagen, Vollsatz am vollen Zwischentag, bei eintägigen Reisen ab mehr als acht Stunden Abwesenheit. Gestellte Mahlzeiten kürzen automatisch — 20 Prozent für das Frühstück, je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen, immer vom Vollsatz des Ziellandes.
- Amtliche BMF-Auslandssätze je Jahr, mit Fundstelle hinterlegt
- Eigene Stadtsätze, wo das BMF sie vorsieht — Paris, Barcelona, New York und weitere
- Auch der Sonderfall der Nachtfahrt ohne Übernachtung nach Satz 5
- Dreimonatsregel nach Satz 6 mit Vier-Wochen-Unterbrechung
- Kilometergeld mit getrennt ausgewiesenem steuerpflichtigem Anteil
Belege
Quittung fotografieren, Werte bestätigen
Unterwegs öffnet ein Knopf direkt die Kamera. Die Erkennung liest Händler, Datum, Brutto, Netto, Umsatzsteuer und Währung aus und macht daraus einen Vorschlag — übernommen wird er erst, wenn die reisende Person ihn bestätigt. Bei Hotelrechnungen erkennt sie zusätzlich die Zahl der Nächte und ein ausgewiesenes Frühstück, das dann die Pauschale kürzt.
- Foto oder PDF, am Handy wie am Schreibtisch
- Vorschlag statt stiller Übernahme — die Verantwortung bleibt beim Menschen
- Doppelt eingereichte Belege werden erkannt und markiert, nicht gelöscht
- Belegpflicht ab einem von Ihnen gesetzten Betrag
Ihre Regeln
Die Reiserichtlinie prüft mit
Hotelgrenze, erlaubte Buchungsklassen, Privat-Pkw, Taxi-Obergrenze, Bewirtungsgrenze je Person, Genehmigungsgrenzen: Was bei Ihnen gilt, hinterlegen Sie einmal. Jede Abrechnung bekommt daraus ein Urteil — richtlinienkonform, Prüfung erforderlich oder Abweichung.
- Eine Abweichung blockiert die Freigabe nicht, sie macht sie zur bewussten Entscheidung
- Jede Entscheidung wird mit Begründung protokolliert
- Automatisch geprüft werden außerdem Pflichtfelder, Ausreißer und Mahlzeitenplausibilität
- Die eigene Reise kann niemand selbst genehmigen
Übergabe
Von der Freigabe in die Finanzbuchhaltung
Ab der Auszahlungsfreigabe ist der Vorgang festgeschrieben. Korrekturen laufen als Storno mit Neuvorgang — dieselbe Regel wie bei herausgegebenen Rechnungen. Die Buchhaltung bekommt den Buchungsstapel als DATEV-CSV oder holt Buchungsdaten und Belege über eine Schnittstelle selbst ab.
- DATEV-Buchungsstapel für den Zeitraum
- Excel und CSV für Fachbereich und Controlling
- PDF je Abrechnung für Akte und Betriebsprüfung
- REST-Schnittstelle mit eigenem Schlüssel, wahlweise nur lesend und nur für dieses Modul
Auswertung
Was Reisen kosten — und was sie ausstoßen
Reisekosten nach Kunde, Projekt, Kostenstelle, Person, Land, Verkehrsmittel und Belegart, jede Gruppe mit ihrem CO₂-Anteil. Die Emissionsfaktoren sind mit Quelle hinterlegt und je Jahr pflegbar.
- Kostenstellen- und Projektauswertung ohne Nacharbeit in Excel
- CO₂ je Verkehrsmittel auf Grundlage von UBA/TREMOD
- Archiv abgeschlossener Vorgänge nach Jahr
- Nichts davon ist fest verdrahtet: neue Sätze werden eingetragen, nicht einprogrammiert
Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung
Häufige Fragen
- Muss ich die BMF-Sätze selbst pflegen?
Die amtlichen Sätze sind je Jahr hinterlegt, inklusive der Städte, für die das BMF eigene Sätze vorsieht. Sie können sie in der Oberfläche einsehen und ergänzen — programmiert werden muss dafür nichts.
- Was passiert, wenn für ein Land kein Satz hinterlegt ist?
ReisAus rechnet dann nicht still mit null, sondern vermerkt am Vorgang, dass kein Pauschbetrag hinterlegt ist. Ein fehlender Satz fällt so auf, statt sich in einer zu niedrigen Erstattung zu verstecken.
- Wie funktioniert die Erkennung aus dem Beleg?
Das Foto wird ausgelesen und die erkannten Werte werden als Vorschlag angezeigt. Bestätigt wird er von der reisenden Person. Eine automatische Übernahme ohne Bestätigung gibt es bewusst nicht.
- Können wir Reisekosten an unsere Buchhaltungssoftware übergeben?
Ja. Neben dem DATEV-Buchungsstapel gibt es eine REST-Schnittstelle. Dafür legen Sie einen Schlüssel an, der wahlweise nur lesen darf und nur auf dieses Modul zugreifen kann.
- Wer darf fremde Reisekosten sehen?
Nur wer das Recht dafür ausdrücklich bekommt. Reisekosten sind Personaldaten; auch der Mandantenadministrator erhält diese Sicht nicht automatisch.
Reisekosten abrechnen, ohne nachzurechnen
Testzugang mit Beispieldaten: Pauschalen, Belege, Richtlinienprüfung und DATEV-Export zum Ausprobieren. Unverbindlich, keine automatische Vertragsbindung.
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