Strukturiertes Anfragenmanagement
Mandantenanfragen – jede Anfrage nachvollziehbar bearbeiten
Anfragen erreichen Organisationen über viele Wege und gehen in E-Mail-Postfächern leicht unter. Das Modul Mandantenanfragen bündelt sie an einem Ort – mit Referenznummer, Kategorisierung und fein steuerbarer Sichtbarkeit, datenschutzkonform dokumentiert.
Unverbindlich testen – keine Verpflichtung, keine automatische Vertragsbindung.
Funktionsumfang
Anfragen erfassen, einordnen und nachverfolgen
Vom Eingang bis zur Beantwortung bleibt jede Anfrage strukturiert und auffindbar – mit klaren Zuständigkeiten und Fristen.
Referenznummer und Kategorisierung
Jede Anfrage erhält eine eindeutige Referenznummer und wird kategorisiert, damit sie eindeutig zuordenbar bleibt.
Sichtbarkeitssteuerung
Anfragen privat, mandantenweit oder für eine Gruppe sichtbar machen – passend zum Schutzbedarf des Vorgangs.
Textbausteine und Aufbewahrungsfristen
Standardantworten als Bausteine wiederverwenden und Aufbewahrungsfristen je Anfrage hinterlegen.
Dateianhänge und DSGVO-konforme Benachrichtigungen
Relevante Unterlagen anhängen und Beteiligte datenschutzkonform über den Stand informieren.
Datenschutz
Sichtbarkeit nach dem Need-to-know-Prinzip
Anfragen enthalten häufig personenbezogene Daten. Deshalb steuert das Modul die Sichtbarkeit fein: Jeder sieht nur, was ihn betrifft – privat, mandantenweit oder innerhalb einer definierten Gruppe.
Aufbewahrungsfristen sorgen dafür, dass Anfragen nicht länger vorgehalten werden als nötig. Die rechtlichen Grundlagen für den Umgang mit personenbezogenen Daten finden Sie auf unserer DSGVO-Seite, weitere Module in der Produktübersicht.
Nutzen
Schluss mit verlorenen Anfragen
- Keine Anfrage geht im Postfach mehr unter
- Jeder Vorgang ist über die Referenznummer auffindbar
- Verantwortlichkeiten und Bearbeitungsstand sind klar
- DSGVO-konforme Aufbewahrung und Löschung von Anfragen
Häufige Fragen
- Wie wird die Sichtbarkeit einer Anfrage gesteuert?
Jede Anfrage kann privat, mandantenweit oder für eine bestimmte Gruppe sichtbar gemacht werden. So sehen Beteiligte nur die Vorgänge, die sie tatsächlich betreffen.
- Lassen sich wiederkehrende Antworten standardisieren?
Ja. Über Textbausteine lassen sich Standardantworten hinterlegen und für gleichartige Anfragen wiederverwenden.
- Wie wird der Datenschutz gewahrt?
Über die Sichtbarkeitssteuerung nach dem Need-to-know-Prinzip und hinterlegte Aufbewahrungsfristen werden personenbezogene Daten nur so lange und nur für die Personen vorgehalten, die sie benötigen.
Anfragen strukturiert statt im Postfach
Erfassen, kategorisieren und beantworten Sie Anfragen nachvollziehbar und datenschutzkonform. Der Testzugang ist unverbindlich – keine automatische Vertragsbindung.